HR
Excel vs system — jak firmy śledzą orzeczenia lekarskie pracowników
1 sierpnia 2026 · 5 min czytania · Sebastian Magnes
Zapytaj dział HR w dowolnej polskiej firmie jak śledzą orzeczenia lekarskie — w 9 na 10 przypadków usłyszysz: „mamy tabelkę w Excelu". To działa. Do pewnego momentu.
Jak wygląda typowy „system" w Excelu
Najczęstszy schemat wygląda tak: jedna osoba w HR prowadzi plik z kolumnami — imię, nazwisko, data badania, data ważności. Kiedy przychodzi nowe orzeczenie (papierowe lub PDF mailem), ktoś wpisuje datę ręcznie. Co miesiąc ktoś „przegląda" plik i sprawdza, czy coś wygasa.
Problem zaczyna się wtedy, gdy:
- Osoba prowadząca plik idzie na urlop lub odchodzi z firmy.
- Firma rośnie — 20, 50, 100 pracowników, a plik coraz trudniej utrzymać aktualny.
- Orzeczenie przychodzi mailem i „trafia do folderu do sprawdzenia" — i tam zostaje.
- Nikt nie sprawdza pliku przez dwa tygodnie — a tymczasem kilka orzeczeń wygasło.
Gdzie Excel zawodzi najbardziej
Excel — problemy
- Nie wyśle Ci powiadomienia gdy orzeczenie wygasa
- Ręczne przepisywanie dat — błędy ludzkie
- Jeden plik, jedna osoba — brak współpracy
- Brak historii zmian — kto co kiedy zmienił?
- Nie nadaje się do pracy na telefonie
- Zero raportu na kontrolę PIP
System — co zyskujesz
- Automatyczny alert 30/14/7 dni przed końcem
- OCR odczytuje datę ze skanu — zero przepisywania
- Wielu użytkowników, jedno źródło prawdy
- Pełny audit log — każda zmiana zapisana
- Działa na telefonie i tablecie
- Raport zgodności jednym kliknięciem
Kiedy Excel przestaje wystarczać?
Naszym zdaniem granica to około 20–25 pracowników i/lub rotacja powyżej 10% rocznie. Poniżej tej liczby ryzyko jest niskie i Excel z dobrą dyscypliną wystarczy. Powyżej — błąd ludzki staje się tylko kwestią czasu.
Jeśli w Twojej firmie było kiedykolwiek zdarzenie, że ktoś pracował z przeterminowanym orzeczeniem — i dowiedzieliście się o tym przypadkowo — to sygnał, że czas zmienić podejście.
Liczba, która robi wrażenie: Przy 50 pracownikach i dwuletnim cyklu badań, co miesiąc średnio 2 osoby mają wygasające orzeczenie. W rok to 24 sytuacje wymagające aktywnego działania. Excel nie przypomni o żadnej z nich.
Ile kosztuje błąd?
Jeden mandat PIP za jednego pracownika bez ważnego orzeczenia to od 1 000 do 30 000 zł. Tańszy plan Starter w WorkDoc to 99 zł miesięcznie. Rachunek jest prosty — jeden uniknięty mandat zwraca koszt systemu na wiele lat naprzód.
← Wróć do wszystkich artykułów