Polityka Prywatności i RODO

Obowiązuje od: 1 sierpnia 2026 r. · WorkDoc

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach platformy WorkDoc jest Sebastian Magnes (dalej: „Administrator"), dostępny pod adresem: sebastian@workdoc.pl.

W zakresie danych pracowników wprowadzanych przez Użytkownika — Użytkownik (firma) jest administratorem tych danych, a WorkDoc pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA).

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane Użytkownika (konta):

• Adres e-mail i hasło (szyfrowane)
• Dane firmy: nazwa, NIP
• Historia płatności i wybrany plan

Dane pracowników (wprowadzane przez Użytkownika):

• Imię i nazwisko, PESEL
• Stanowisko pracy, dział
• Data ważności orzeczenia lekarskiego
• Wynik orzeczenia (zdolny/niezdolny do pracy)
• Dane lekarza i placówki medycyny pracy

3. Podstawa prawna przetwarzania

• Dane Użytkownika — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz lit. c (obowiązek prawny — wystawienie faktury VAT).
• Dane pracowników — art. 9 ust. 2 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków w dziedzinie prawa pracy — art. 229 Kodeksu Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek posiadania aktualnych orzeczeń lekarskich pracowników).

4. Cel przetwarzania

• Świadczenie usług platformy WorkDoc (rejestr orzeczeń, alerty, eksport).
• Komunikacja z Użytkownikiem (powiadomienia e-mail o wygasaniu orzeczeń).
• Rozliczenia i fakturowanie.
• Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom.

5. Bezpieczeństwo danych

• Szyfrowanie danych w trakcie przesyłu (TLS 1.3).
• Szyfrowanie danych w spoczynku (AES-256).
• Serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej.
• Dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych pracowników i podwykonawców.
• Audit log — każda zmiana w systemie jest rejestrowana.
• Regularne kopie zapasowe.

6. Udostępnianie danych

WorkDoc nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych Użytkowników ani ich pracowników podmiotom trzecim w celach komercyjnych. Dane mogą być przekazywane wyłącznie:

• Dostawcom infrastruktury technicznej (hosting, CDN) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług, na podstawie umów powierzenia.
• Dostawcy płatności — wyłącznie dane niezbędne do realizacji transakcji.
• Na żądanie uprawnionych organów państwowych — w zakresie wymaganym przez prawo.

7. Okres przechowywania danych

• Dane Konta — przez czas trwania umowy + 30 dni po jej zakończeniu (czas na eksport).
• Dane pracowników i orzeczenia — przez czas trwania aktywnego Konta. Po usunięciu Konta — 30 dni, następnie trwałe usunięcie.
• Faktury i dane rozliczeniowe — 5 lat (obowiązek podatkowy).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15 RODO).
• Sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO).
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") (art. 17 RODO).
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Przenoszenia danych (art. 20 RODO).
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Umowa powierzenia przetwarzania (DPA)

Użytkownicy przetwarzający dane swoich pracowników za pośrednictwem WorkDoc mogą zawrzeć z Administratorem umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), wymaganą przez art. 28 RODO. W celu zawarcia umowy DPA prosimy o kontakt: sebastian@workdoc.pl.

10. Pliki cookies

Strona workdoc.pl używa wyłącznie niezbędnych plików cookies (sesja, uwierzytelnienie). Nie stosujemy plików cookies do celów marketingowych ani analitycznych stron trzecich.

11. Kontakt w sprawach prywatności

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: sebastian@workdoc.pl